Googleスライドで資料を作成する手順

こんにちは。

資料作成ツールと言えばMicrosoftのパワーポイントやAppleのKeynoteなど様々なツールがありますが、私はもっぱらGoogleのスライドを使用しています。

www.google.com

理由は主に以下の通り

無料
インストール不要でブラウザがあれば使える
人に共有するのが楽(添付しないでもURL送るだけでOK)
自動保存で、かつ過去の変更履歴が残るのでPCのフリーズなどでせっかくの作業が無駄になるリスクがない
複数名で同時編集がしやすい

逆にこんなデメリットもありますが、メリット > デメリットなのでGoogleスライドを使用しています

日本語フォントが少ない
印刷する時設定が少し手間(でもpdfにして印刷したら問題なさそう)

さて、今回の内容ですがGoogleスライドを使用して、資料を作成する時に私が使っている手順の紹介です。
1と2はGoogleスライドに限らず、資料作るときには必ずやってます。

資料の目的は、「"人"を"状態"にするため」であることがほとんどです。
上司の承認を取るための資料なら、
「"上司"を"企画に合意した状態”にするため」ですし、
人に使い方を説明する資料なら、
「"ユーザー"を"使い方を理解して自分だけで使える状態"にするため」です。
誰をどうするための資料か、じっくり考えて書き出して机の前に貼っておきましょう。

2. アウトライン作成

目的が定まったら早速資料を作り出したいのですが、その前に資料の内容を箇条書きで書き出します。
まずタイトルを書くことをオススメします。タイトルは読み手が読みたいと思えるものになっているべき。
「事業者向けカスタマーサポートツールの企画書」だとおもんない。
「一回の顧客を一生の顧客にするためのコミュニケーションツール」みたいなタイトルだと「ほう。」って思ってもらえるかも。
仮でもタイトルが決まったら今度は目次を作ります。常に読み手の興味を惹きつつ、目的を達成できる内容かを常に意識しながら作りましょう。
目次ができたら各ページで何を伝えたいかを箇条書きで作っていきます。
こんな感じ。
スライドアウトライン見本 - Google スライド

できたら一回最初から最後まで通して見て、流れが変じゃないか、説得力があるかとかを確認すると良いです。
身近な人に一度これを使って説明してみるとさらに良いです。
自分で見るより客観的に見てもらえるのでバグが見つかりやすいです。

3. マスタ作成

さて、ここから資料作成っぽくなってきます。スライドに会社のロゴを入れたり、ページ番号を入れたりってのをページごとに作るのは大変なので、マスタというものを使っていきます。これはパワポにもKeynoteにもあります。

まず以下の画面のように「表示」から「マスター」を選んでください。
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すると以下の画面が出てきます。
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上の写真で、1で囲まれているところが、マスタ、2で囲まれているところがレイアウトとなっています。
マスタ: スライド全てに適用されるデザイン。ロゴとか？でも私はあんまりここ触ったことないです。
レイアウト: ここが肝。タイトルとか、箇条書きのページとか、自分が使うスライドのパターンをここで登録しておきます。

私の場合こんな感じでレイアウト分けて使っています。
タイトルスライド: 資料の表紙に使うスライド。タイトルと、自分の名前や所属を書くところを用意しています
内容を書くスライド: 普通のページ用。上部に見出し、その下8割位のスペースに箇条書き、右下に会社のロゴって感じです。
サブタイトルスライド: たまにトピックが変わるごとにサブタイトルだけのページを挟むので、それ用です。サブタイトルを書くところのみあります。
内容を書くスライド(Confidential): 上記と同じデザインで、左下に「Confidential」って書かれてます。社外秘の資料向け。
サブタイトルスライド(Confidential): 同上。

マスタやレイアウトを作る時に、画像などはそのまま貼っ付ければいいのですが、例えばテキストボックスだけ置いておきたい時に戸惑うかもしれません。普通にテキストボックスを置いてしまうと、スライドの背景になってしまうのでスライド編集中にそのテキストを編集できません。
こういうときはプレースホルダーという機能を使います(下図)。
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